Lista documentelor produse și gestionate

I. DIRECTIA GENERALA DEZVOLTARE INFRASTRUCTURA SI LUCRARI PUBLICE
 

SERVICIUL INVESTITII

• referate
• contracte
• borderouri
• adrese
• procese verbale receptie

SERVICIUL CONSTRUCTII, DEZVOLTARI SI INTRETINERE STRAZI

• avize in vederea executarii lucrarilor pe domeniul public
• permise libera trecere

BIROUL DE COORDONARE LUCRARI SI INTERVENTII

• situatii de lucrari
• caiete de sarcini
• hotarari de adjudecare
• procese verbale
• grafice
• proiecte tehnice
• referate
• studii de fezabilitate

DIRECTIA DE PROIECTE SI FINANTARI EXTERNE

• situatie cu obiective de finantare
• situatii cu documentatii necesare implementarii proiectelor
• situatie cu activitati si cheltuieli eligibile
• lista prioritizata de proiecte
• propunere alocare fonduri din bugetul local
• propuneri pentru Programul anual al achizitiilor publice
• acorduri de parteneriat
• cereri de finantare insotite de anexele aferente
• contracte
• corespondenta
• rapoarte de specialitate
• expuneri de motive
• notificari
• rapoarte de progres
• rapoarte intermediare/finale
• rapoarte financiare
• cereri de rambursare
• rapoarte de durabilitate
• clarificari, sinteze, note, informari solicitate de la departamente din cadrul Primariei si alte institutii

II. DIRECTIA GENERALA SERVICII COMUNITARE DE UTILITATI PUBLICE
 

COMPARTIMENT UNITATE DE MONITORIZARE SI REGLEMENTARE

• documente privind contractarea de lucrari, servicii sau produse
• acte aditionale
• procese verbale de receptie pentru lucrari, servicii sau produse achizitionate
• autorizatii taxi
• autorizatii pentru dispecerat taxi
• licente de traseu
• autorizatii de transport in regim de taxi
• certificate de inregistrare a vehiculelor pentru care nu exista obligativitatea inmatricularii.

III. DIRECTIA FINANCIAR CONTABILITATE

• note contabile
• balanta de verificare
• documente privind debite, incasari impozite si taxe locale
• proces verbal de receptie
• bilantul contabil si anexele aferente
• conturi de executie
• bugetul municipiului Galati

IV. DIRECTIA GENERALA IMPOZITE, TAXE SI ALTE VENITURI LOCALE
 

SERVICIUL URMARIRE SI EXECUTARE SILITA, AMENZI

• decizii de impunere
• raport de inspectie
• proces-verbal de constatare a contraventiei
• borderou
• registrul pentru evidenta abonamentelor si a biletelor de intrare la spectacole
• decizie de compensare/restituire
• referate
• nota de constatare pentru impunere din oficiu
• notificare
• ordin de serviciu
• acte juridice
• titluri executorii
• somatii
• adeverinte
• decizii
• adrese
• anunturi privind vanzarea pentru bunuri mobile/imobile
• cerere pentru trecerea in proprietatea publica a statului a bunurilor imobile supuse executarii silite
• matricola pentru evidenta centralizata
• registru de rol unic
• extras de rol
• chitante
• borderouri
• certificate fiscale privind impozitele si taxele locale persoane fizice/juridice;
• rapoarte de specialitate avand ca obiect solutionarea contestatiilor administrative in vederea emiterii Dispozitiei Primarului
• declaratii fiscale

SERVICIUL PUBLIC COMUNITAR LOCAL DE EVIDENTA A PERSOANELOR

• cereri
• carti de identitate
• adeverinte
• certificat de atestare a domiciliului si a cetateniei romane;

SERVICIUL STARE CIVILA

• declaratie de casatorie (anexa nr.23)
• certificate nastere/casatorie/deces/divort administrativ
• extrase multilingve nastere/casatorie/deces
• registre nastere/casatorie/deces
• livrete de familie
• sesizari deschidere procedura succesorala

V. DIRECTIA DE EVIDENTA, GESTIUNE SI ADMINISTRARE A PATRIMONIULUI
 

BIROUL DE EVIDENTA SI GESTIUNE A PATRIMONIULUI

• contracte de administrare/folosinta gratuita/concesiune imobile proprietatea publica a municipiului;
• procese verbale de punere in posesie;
• baza de date domeniul public/privat al municipiului Galati;
• documente conform Legii nr. 213/1998
• acorduri intocmite conform HCL
• referate
• corespondenta

SERVICIUL INCHIRIERI, CONCESIUNI SI VANZARI TERENURI, PROPRIETATEA MUNICIPIULUI

• contracte de inchiriere si concesiune
• rapoarte contribuabili
• regulamente si alte documente cu caracter normative specific activitatii serviciului
• facturi rezultate in urma vanzarilor de terenuri
• documente procedura achizitie
• borderouri scadere/debitare
• raspunsuri fise de audienta
• procese verbale

SERVICIUL ADMINISTRARE FOND LOCATIV SI SPATII CU ALTA DESTINATIE

• expuneri de motive
• rapoarte de specialitate
• referate
• contracte inchiriere/dare in administrare/folosinta gratuita
• rapoarte contribuabili
• procese verbale imobile
• notificari/somatii
• proceduri si alte documente cu caracter normative

COMPARTIMENT ASOCIATII DE PROPRIETARI

• rapoarte privind verificarea gestiunii asociatiilor de proprietari
• baza de date electronica a asociatiilor de proprietari
• situatia soldurilor elementelor de activ si pasiv a asociatiilor de proprietari
• regulamente si alte documente cu caracter normativ specifice activitatii compartimentului

BIROU CADASTRU

• adrese
• comenzi
• referate
• documentatii cadastrale
• protocoale de predare - preluare imobile retrocedate
• planuri parcelare
• ordine ale Prefectului Judetului Galati

VI. DIRECTIA GENERALA RELATII PUBLICE EVENIMENTE PUBLICE SI MANAGEMENTUL DOCUMENTELOR
 

DEPARTAMENT RELATII EXTERNE SI PROTOCOL

• informari cu privire la relatiile cu orasele infratite cu Municipiul Galati
• cheltuieli de protocol

DIRECTIA RELATII PUBLICE

SERVICIUL RELATII CU PUBLICUL, GHISEU UNIC

• registrul de evidenta a corespondentei interne si externe
• condica de distribuire la compartimente a corespondentei repartizate, pentru solutionare
• borderouri de expediere a corespondentei neclasificate prin Oficiile Postale
• evidenta atribuirii sectiunilor de numere pentru compartimentele care tin evidenta separata a corespondentei
• corespondenta pentru solutionarea petitiilor, scrisorilor, reclamatiilor, cererile repartizate compartimentului Registratura Generala
• citatiile trimise de instantele de judecata, distribuite compartimentelor din primarie
• corespondenta pentru solutionarea petitiilor, scrisorilor, reclamatiilor, cererile repartizate compartimentului Registratura Generala
• registrul de evidenta a audientelor acordate de domnul Primar
• registrul de evidenta a informatiilor de interes public, acordate conform Legii nr.544/2001;
• raportul anual privind accesul la informatiile de interes public
• raportul anual privind modul de solutionare al petitiilor
• materiale destinate informarii publicului
• fise de audienta dl. Primar
• procedura privind desfasurarea audienţei acordate de dl. Primar
• corespondenţă pentru soluţionarea petiţiilor, scrisorilor, reclamaţiilor
• cereri

BIROUL CENTRUL DE INFORMARE PENTRU CETATENI

• documente procedura achizitie
• documente privind procedura transparenta decizionala conform Legii nr. 52/2003
• contracte servicii
• rapoarte
• corespondenta
• registrul de evidenta a e-mailurilor primite pe adresa de e-mail sesizari@primariagalati.ro

BIROUL INVATAMANT, CULTURA, TURISM, AGREMENT, SPORT, CULTE, SANATATE SI EVENIMENTE

• documente procedura achizitie
• state de plata (50 ani de casatorie, 100 de ani de viata, premierea elevilor olimpici)
• planul anual al achizitiilor publice la nivelul biroului
• planul anual al actiunilor culturale, sportive si civice
• deconturi aferente evenimentelor socio-culturale
• centralizatoare specifice activitatii biroului
• rapoarte de specialitate
• registru O.N.G-uri de pe raza municipiului Galati conform prevederilor OG nr. 26/2000.
• cereri/contracte finantare de la bugetul local
• documente privind propunerea si acordarea Titlului de Cetatean de onoare al municipiului Galati
• documente pentru acordarea distinctiei Premiului municipiului Galati

VII. DIRECTIA DE ASISTENTA SOCIALA
 

SERVICIUL PUBLIC DE ASISTENTA SOCIALA

• fise de audienta si raspunsuri la audiente;
• procedurile operationale aferente serviciului
• informare trimestriala/anuala privind activitatea serviciului
• rapoarte, referate de necesitate, propuneri
• fluturasi care contin actele necesare pentru obtinerea unor beneficii de asistenta sociala
• borderouri de acordarea unor drepturi de asistenta sociala
• anchete sociale necesare pentru acordarea unor drepturi de asistenta sociala

VIII. INSTITUTIA ARHITECT SEF
 

SERVICIUL STRATEGIE SI DEZVOLTARE URBANA

Compartiment P.U.G./P.U.Z./P.U.D.

• avize de oportunitate pentru elaborare Plan Urbanistic Zonal
• documentatii de urbanism initiate de autoritatea administratiei publice locale (P.U.G., P.U.Z., P.U.D.)
• documentatii de urbanism initiate de investitori privati (P.U.Z., P.U.D.)

Compartiment Nomenclatura Urbana

• dispozitii atribuire numere postale
• adeverinte si certificate de nomenclatura urbana
• rezervari adrese postale si adeverinte adrese postale

Compartiment Banca de Date - GIS

• Registrul local al spatiilor verzi din municipiul Galati

DIRECTIA AUTORIZARI CONSTRUCTII

COMPARTIMENT CERTIFICATE DE URBANISM/AUTORIZATII CONSTRUCTII

• certificate de urbanism si prelungiri
• autorizatii de construire/desfiintare si prelungiri

COMPARTIMENT RECEPTII LUCRARI

• proces verbal de receptie la terminarea lucrarilor de construire/desfiintare
• proces verbal de receptie finala
• declaratie privind valoarea reala a lucrarilor executate in baza autorizatiei de construire/desfiintare
• comunicare privind incheierea executiei lucrarilor de construire/desfiintare
• certificat de atestare a edificarii/extinderii constructiilor
• certificat de atestare a stadiului realizarii constructiilor

COMPARTIMENT DE DESFINTARI ADMINISTRATIVE

• referate pentru desfiintarea pe cale administrativa a unor constructii executate fara autorizatie de construire/cu nerespectarea procedurilor acesteia, pe domeniul public/privat al municipiului Galati

IX. CABINET PRIMAR
 

SERVICIUL JURIDIC SI DE LEGALITATE

• corespondenta
• documente juridice (cereri chemare in judecată, intampinari, cai de atac, cereri de chemare in garantie)
• avize cu caracter juridic

BIROUL RESURSE UMANE SI SALARIZARE

• state de plata/Centralizatoare/Ordine de plata
• dispozitii de incadrare/reluare a activitatii/incetarea raporturilor de serviciu/promovare/santionare/stabilire salarizare/constituire comisii de concurs pentru personalul din cadrul Aparatului de Specialitate a Primarului municipiului Galati si Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor
• dosare profesionale/dosare de personal
• dosare de indemnizatii ale persoanelor cu handicap grav conform Legii nr.448/2006
• contractele de munca/acte aditionale
• planul de ocupare a functiilor publice
• planul de perfectionare profesionala
• portalul de Management al Functiilor Publice
• registrul de Evidenta Electronica a Salariatilor
• dosare de concurs/dosare de inscriere la concurs
• pontaje
• certificate medicale
• cereri de concediu de odihna/fara salariu/recuperari
• declaratia contribuabilului pentru deducere suplimentara
• rapoarte de specialitate privind aprobarea de organigrame/state de functii pentru Aparatul de Specialitate al Primarului municipiului Galati si Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor, cat si pentru institutiile aflate in subordinea Consiliului Local Galati
• corespondenta cu compartimentele din cadrul Aparatului de Specialitate a Primarului municipiului Galati si Serviciului Public Comunitar Local de Evidenta a Persoanelor si cu persoane fizice/juridice
• adeverinte
• proceduri privind gestionarea resurselor umane si salarizarea
• anunturi de concurs/examen

COMPARTIMENT GUVERNANTA CORPORATISTA A INTREPRINDERILOR PUBLICE

• documente privind organizarea si functionarea intreprinderilor publice
• documente privind procedura de selectie
• documente referitoare la mandatul Consiliului de administratie
• raportari

BIROU ACHIZITII PUBLICE, RELATIA CU MEDIUL DE AFACERI SI SOCIETATEA CIVILA

• programul anual al achizitiilor
• referate necesitate
• dosarul achizitiei publice intocmit in conformitate cu prevederile legislatiei aplicabile in domeniul achizitiilor publice
• note justificative

BIROU AUDIT INTERN

• planul anual de audit public intern
• documente administrative
• documente intocmite in baza prevederilor H.G. nr. 1086/2013

BIROUL DE MANAGEMENT AL CALITATII, PROTECTIA MUNCII

• politica in domeniul managementului calitatii si mediului
• manualul Sistemului de Management Integrat Calitate - Mediu
• documente ce contin informatii legate de certificarea Primariei Municipiului Galati in domeniul calitatii
• proceduri operationale pe activitati la nivelul structurilor din cadrul Primariei Municipiului Galati in domeniul managementului calitatii
• programul anual de audit al Sistemului de Management Integrat Calitate Mediu
• documentele necesare finalizarii auditului intern de calitate (fisa de neconformitati si actiuni corective si raportul de audit)
• programul anual de instruire in domeniul managementului calitatii si mediului
• raportul Analizei de Management
• contracte de furnizare/prestari – servicii (cu toata documentatia in baza careia s-a realizat achizitia: Referat de necesitate, Caiet de Sarcini, Nota justificativa privind achizitia) legate de activitatea biroului
• corespondenta curenta

COMPARTIMENT PROTECTIA MUNCII

• autorizatia de functionare din punct de vedere al securitatii si sanatatii in munca
• instructiune proprie privind instruirea in domeniul securitatii si sanatatii in munca
• tematicile instruirii in domeniul securitatii si sanatatii in munca
• instructiuni proprii de securitate si sanatate in munca specifice locurilor de munca
• evaluarea riscurilor de accidentare si imbolnaviri profesionale pentru locurile de munca
• planul de prevenire si protectie la locul de munca;
• fisa de instruire/aptitudine/identificare a factorilor de risc
• raport anual cu privire la starea de sanatate a salariatilor primariei
• adrese privind convocarea sedintelor Comitetului de Sanatate si Securitate in Munca
• procesul verbal al sedintei Comitetului de Sanatate si Securitate in Munca
• regulamentul de organizare si functionare al Comitetului de Sanatate si Securitate in Munca
• registrul unic de evidenta a accidentelor in munca, incidentelor periculoase si accidentelor usoare
• documente accidente de munca, constituite conform actelor normative in vigoare
• documente specifice pentru achizitionarea serviciilor medicale de medicina muncii/echipamente individuale de protectie/materiale igienico-sanitare, precum si contractele de achizitie publica aferente

X. SECRETAR
 

SERVICIUL ADMINISTRATIE PUBLICA

• Hotarari ale Consiliului Local
• Dispozitii ale Primarului
• Proiecte de Hotarari ale Consiliului Local
• expuneri de motive
• rapoarte de specialitate
• referate
• alte documente mentionate in cuprinsul actelor administrative

BIROUL REGISTRUL AGRICOL

Registrul agricol:

• atestat de producator
• carnete de comercializare produse agricole
• adeverinte
• declaratii in vederea inscrierii in registrul agricol
• registrul agricol in format scris/electronic/contractelor de arenda
• declaratii de impunere in vederea stabilirii impozitului pe teren
• dari de seama statistice, adrese, informari, situatii centralizatoare si raspunsuri pentru diferite institutii din domeniul agricol (A.P.I.A, Directia Judeteana de Statistica, Directia Agricola etc.)

Fond Funciar:

• solicitari si documente justificative pentru reconstituirea dreptului de proprietate conform legilor fondului funciar
• hotarari, anexe si procese verbale cu propunerile Comisiei Locale de Fond Funciar
• contestatii la hotararile Comisiei Locale de Fond Funciar
• fise de punere in posesie
• procese verbale pentru sedintele Comisiei de Fond Funciar
• comunicari, adrese de inaintare, raspunsuri
• cereri si documente justificative privind calitatea de a solicita drepturi conferite de Legea 341/2004 privind recunostinta pentru victoria Revolutiei Romane din Decembrie 1989 si de Legea nr.44/1994 privind veteranii de război, precum si unele drepturi ale invalizilor si vaduvelor de razboi
• adrese de inaintare si comunicari catre structurile competente de a solutiona cererile depuse conform Legii nr.341/2004 si Legii nr.44/1994
• documente centralizatoare privind drepturile acordate conform legilor fondului funciar, Legii nr.341/2004 si Legii nr.44/1994 pentru municipiul Galati
• informari privind stadiul aplicarii legilor fondului funciar, Legii nr.341/2004, Legea nr.44/1994 pentru municipiul Galati

Arhiva

• registrul de evidenta pentru unitatile arhivistice primite si gestionate de arhiva centrala a institutiei
• registrul de depozit pentru dosarele date spre cercetare persoanelor indreptatite
• inventare si procese verbale de predare–primire documente
• documentatii privind selectionarea documentelor
• referate de necesitate si contracte de achizitii produse si materiale pentru organizarea depozitului de arhiva si conservarea corespunzatoare a documentelor arhivate;
• corespondenta